„Wir haben einen Meilenstein in der Unternehmenskommunikation erreicht. Wir arbeiten jetzt viel effizienter.“

Ausgangslage

Unser Kunde (2 Gesellschaften und 2 Standorte) ist ein erfahrener Spezialist für Software und Services im E-Mail-Marketing. Er bietet mittelständischen Unternehmen und Agenturen die Möglichkeit E-Mail-Marketingkampagnen zielgerichtet zu verschicken und Erfolge messbar zu machen.

Die Zweite, zum Unternehmen gehörende, Gesellschaft entwickelt und gestaltet maßgeschneiderte Webseiten.

Das Unternehmen plante das bereits vorhandene, jedoch inzwischen veraltete CRM-System abzulösen. Die Anpassbarkeit des vorhandenen CRM-Systems stieß an seine Grenzen. Es gab eine größere Adressvielfalt und mehr Kontaktinformationen zu Interessenten, Zuliefern und Resellern als im System erfasst, dokumentiert und ausgewertet werden konnten. Außerdem konnte die Kundenkontakthistorie (geführte Telefonate, E-Mails, persönliche Kontakte, Vertriebskontakte) nicht abgebildet werden.

Mit einem modernen CRM-System waren folgende Zielstellungen verbunden:

Ziel 1

Eine zentrale Adressverwaltung für alle Unternehmensstandorte und Gesellschaften. Es sollte möglich werden, Adressenbezogene Informationen, wie z.B. Telefonate, Dokumente, E-Mails und Projekte, für jeden Standort zu personalisieren.

Ziel 2

Darüber hinaus sollten Gruppenfunktionen für E-Mail und Kalender übergreifend für alle Standorte und Gesellschaften ermöglicht werden.

Ziel 3

Es sollte ein zentrales Tool für die Verwaltung von Stammdaten, Adressen und abrechnungsrelevanten Informationen geschaffen werden. In diesem CRM-System sollen die Informationen gebündelt zur Verfügung stehen und an DATEV (Finanzbuchhaltung) zur Abrechnung übergeben werden. Voraussetzung dafür sind mehrere Schnittstellen, u.a. eine Schnittstelle zum vorhandenen Produktivsystem des Kunden. In diesem System werden Informationen zum E-Mail-Versandvolumen als eine wesentliche Abrechnungsgrundlage zur Verfügung gestellt.

Ziel 4

Um Webprojekte besser managen und steuern zu können, sollten Funktionalitäten der Projektplanung (z.B. Projektübersicht, Statusübersicht) zur Verfügung gestellt werden.

Unsere Lösungen

  1. Im Rahmen eines Workshops wurden die Wünsche des Kunden erfasst. Darauf basierend wurde eine Leistungsbeschreibung erstellt.
  2. CAS genesisWorld wurde in allen Unternehmensbereichen neu eingeführt. Die zur Verfügung stehenden Standardausführungen von CAS genesisWorld waren ausreichend, um die benötigten Geschäftsprozesse ohne Individualanpassungen abzubilden.
  3. Um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, wurde ein komplexes Rechtesystem eingeführt.
  4. Replikationen zwischen den Datenbeständen beider Gesellschaften und beider Unternehmensstandorte gewährleisten allen Mitarbeitern jederzeit den Zugriff auf die gleichen, aktuellen Datenbestände.
  5. Mit Hilfe der geschaffenen Schnittstellen ist es möglich, die Anzahl der von Kunden verschickten E-Mails zu ermitteln, die Preisberechnung und Rechnungslegung einfach zu gestalten.
  6. Im Rahmen eines „Train-the-Trainer“ Programms wurden Power-User des Unternehmens geschult. Darauf basierend waren die Mitarbeiter des Unternehmens in der Lage, Rückschlüsse für die Projektverwaltung, den Projektaufbau und die Projektsteuerung zu ziehen. Dies ermöglicht dem Unternehmen eigenes Know-how aufzubauen, eigene Mitarbeiterressourcen zu nutzen, die weitere und künftige Einarbeitung von Mitarbeitern selbst zu übernehmen.
  7. Weiterhin wurde ein Administrator geschult, der nun eigene Anpassungen am System ausführen kann.

Erreichter Nutzen für den Kunden

  1. immer aktuell verfügbare Informationen ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter an allen Standorten
  2. Knowhow-Aufbau der Mitarbeiter in der Anwendung von CAS genesisWorld
  3. weitere Konfigurationen von CAS genesisWorld können vom Unternehmen selbst vorgenommen werden

Technische Zusammenfassung

  • CAS genesisWorld Premium Edition
  • Einsatz der Module Sales Pro, Marketing, Helpdesk, Project
  • mobile Versionen Web und APP
  • Realisierung Schnittstellen durch WISYS

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