Externer Datenschutzbeauftragter
Für uns als IT-Dienstleister gehört das Thema Datenschutz schon immer zu den Kernkompetenzen. Deshalb stehen wir Ihnen mit unserem Know-how gern auch als externer Datenschutzbeauftragter oder mit einem Datenschutz Coaching beratend zur Seite. Im Vordergrund steht für uns, Ihnen praktische und realisierbare Lösungen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften aufzuzeigen. Durch unser tiefgreifendes technisches Verständnis im IT-Bereich wissen wir nicht nur was zu tun ist sondern auch wie.
Welche Leistung erhalten Sie, wenn wir als externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen tätig werden?
Wenn Sie in die Lektüre dieser Webseite einsteigen, dann sind Sie ganz sicher eines: Auf der Suche nach dem geeigneten Datenschutzangebot für Ihr Unternehmen. Und innerlich haben Sie längst beschlossen, dass es wenig kosten sollte. Stimmt’s?
Wir möchten unsererseits Klarheit schaffen
Wenn Sie einen externen Datenschutzbeauftragten suchen, der „nur“ seinen Namen für die Eintragung bei den Aufsichtsbehörden hergibt, dann können Sie eines der im Internet vorhandenen Pauschalangebote, für die sie monatlich einen geringen Betrag zahlen, wählen.
Nach kurzer Zeit werden Sie überrascht feststellen, dass die Erfüllung der Mindestaufgaben nach Art. 39 DSGVO in diesem Preis nicht inkludiert sind. Das heißt: Sie zahlen für die Erfüllung dieser Mindestaufgaben an Ihren ausgewählten Datenschutzbeauftragten extra Stunden.
Wir sagen dazu „Feigenblattangebot“ und machen das nicht. Denn wir denken, dass Ihrem Unternehmen damit nicht wirklich geholfen ist.
Wir machen das so
Präsentation
In einer Präsentation (Dauer 2 Stunden) vor den Verantwortlichen Ihres Unternehmens klären wir Sie über die Grundlagen – die die DSGVO mit sich gebracht hat – auf. Sie erhalten einen Überblick, wir erläutern Ihnen die Begrifflichkeiten und Zusammenhänge und schildern unser Vorgehen zur Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen.
Am Ende dieser Präsentation haben Sie einen echten Knowhow-Transfer erhalten und können eine Entscheidung treffen.
Für diese Präsentation, die von unserem TÜV zertifizierten Datenschutzbeauftragten gehalten wird, berechnen wir Ihnen 150,- EURO (zzgl. Mwst.). Beauftragen Sie nach dieser Präsentation unseren externen Datenschutzbeauftragten mit der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen, wird dieser Betrag verrechnet.
Einführungs-Workshop mit drei Umsetzungsschritten
Nach der Beauftragung führen wir bei Ihnen einen Workshop zur Einführung des Datenschutzes durch. Dieser Workshop – je nach Unternehmensgröße im Umfang von 3 bis 6 Arbeitstagen – findet zu verschiedenen Terminen und mit unterschiedlichen Prozessverantwortlichen Ihres Unternehmens (also z.B. Verantwortlichen der Personalabteilung, des Vertriebes, Ihrer Marketingabteilung, Ihrer Einkaufsabteilung usw.) statt.
Umsetzungsschritt 1: Dokumentenprüfung durch unseren Datenschutz-Experten
Unser Datenschutz-Experte sichtet und bewertet Ihre bereits vorhandenen Datenschutz-Dokumente (z.B. Datenschutz-Erklärungen, Vertraulichkeitsverpflichtungen, Einwilligungserklärungen, ggf. Verfahrensverzeichnisse usw.) und macht Sie auf konkret erforderliche Ergänzungen oder Anpassungen aufmerksam.
Sollten hier Unterlagen ganz oder teilweise fehlen, erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten erstellte Vorlagen, die Sie nur noch mit geringem Aufwand auf Ihr Unternehmen anpassen.
Umsetzungsschritt 2: Technisch-Organisatorische Maßnahmen
Sämtliche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz, die Sie für Ihr Unternehmen bereits ergriffen haben, erfahren in diesem Schritt eine Bewertung. Dazu gehört die Vorortbegehung Ihrer maßgeblichen IT und Geschäftsräume und die Bereitstellung von Formularen zur Dokumentation.
Im Ergebnis dieses Umsetzungsschrittes wird unser Datenschutz-Fachmann eine Einschätzung vornehmen, er wird Ihnen evtl. vorhandene Lücken aufzeigen und Ihnen Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Sicherheit aufzeigen.
Bei fehlenden organisatorischen Maßnahmen erhalten Sie von unserem Datenschutz-Fachmann erstellte Vorlagen, die Sie noch hinsichtlich der Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen. Damit wird mit den jeweils verantwortlichen Mitarbeitern Ihres Unternehmens eine Dokumentation aller technischen und organisatorischen Maßnahmen erstellt.
Umsetzungsschritt 3: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Dies ist die umfangreichste Projektphase und erfordert die Mitarbeit der Prozessverantwortlichen Ihres Unternehmens. Unser Datenschutzbeauftragter übernimmt die Führung. Er stellt Ihnen Prozessunterlagen zur Verfügung, er informiert und schult Ihre Prozessverantwortlichen, beantwortet deren Fragen zur Umsetzung, bietet Unterstützung bei der Erarbeitung von umsetzbaren Lösungen.
Jeder Prozess innerhalb Ihres Unternehmens wird hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betrachtet. Dies betrifft z.B. Prozesse, die die Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen betreffen, die das Projektmanagement umfassen oder in denen Mitarbeiterdaten verarbeitet werden. Dabei entsteht eine umfangreiche Dokumentation, welche einen Großteil der Dokumentationspflichten im Datenschutz abdeckt.
Für Daten, die Sie einem Dienstleister zur weiteren Verarbeitung übergeben, unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung.
Nach diesen drei Umsetzungsschritten gehen wir in die monatliche Betreuung über.
Externer Datenschutzbeauftragter
Monatliche Betreuung
Mit Unternehmen, die sich für uns als Ihren externen Datenschutzbeauftragten entscheiden, schließen wir einen Dienstvertrag ab, der Ihnen die weitere Betreuung durch unseren Datenschutzbeauftragten zusichert. Wir begleiten Sie bei der Umsetzung aktueller Maßnahmen, um dauerhaft ein hohes Niveau Ihres Datenschutzes zu erreichen.
Leistungsumfang – Monatliche Betreuung
- Beratung in allen Fragen des Datenschutzes
- Beantwortung von Anfragen zu aktuellen Themen durch ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung aktueller Projekte
- Unterstützung bei der Umsetzung von Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen und Behörden / Ansprechpartner für Aufsichtsbehörde
- Anfertigung eines jährlichen Tätigkeitsberichtes
- Vertragsprüfung und Kontrolle von Verträgen über Auftragsverarbeitung
- Jährliche Aktualitätsprüfung der Datenschutz-Dokumentation
- Maximaler Umfang 8 Std. pro Monat
Über 8 Stunden hinaus gehender Aufwand wird gesondert in Rechnung gestellt. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre. Damit gewährleisten wir die gesetzlich vorgeschriebene Unabhängigkeit des Datenschutz-Beauftragten.
Datenschutz Coaching
Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen, Vereine und Verbände, in denen bis maximal 9 Mitarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind. Das könnten z.B. Handwerksbetriebe und Handwerksverbände, Hausverwaltungen o.ä. sein.
Ein Coaching zum Thema Datenschutz bietet sich z.B. auch zur Unterstützung Ihrer internen Datenschutz-Fachkraft an. Häufig stellen sich Fragen, die komplexer als angenommen sind und eines Blickes von außen bedürfen, um zu einer gut umgesetzten Lösung werden.
Leistungsumfang – Datenschutz Coaching
- Einführungsworkshop mit drei Umsetzungsschritten
- Bereitstellung von Formularen zur individuellen Anpassung durch die Unternehmensmitarbeiter
- einmal jährlich Meeting (Dauer ca. 2 Std. bis 1 Tag) zur aktuellen Datenschutzsituation im Unternehmen
Danach führt Ihr interner Datenschutzbeauftragter die Tätigkeiten selbstständig aus. Gern stehen wir Ihnen mit unserer Kompetenz als Ansprechpartner beratend zur Seite. Diese Leistung berechnen wir nach Aufwand.
Optionale Leistungen
Je nach Bedarf bietet unser Datenschutzbeauftragter auch weitere Dienstleistungen an, die Sie gern hinzu buchen können:
Unterstützung bei der Erarbeitung von IT-Richtlinien und Konzepten
- Risikoanalyse
- IT-Sicherheitsrichtlinie
- Datenschutz Konzept
- IT-Notfallkonzept
- Aufbewahrungs- und Löschkonzept
- Richtlinie Berechtigungsvergabe
- Richtlinie Betroffenenrechte
Unterstützung bei der Kommunikation mit Softwareanbietern zur technischen Umsetzung von Datenschutzvorgaben.
Datenschutzberatung im Rahmen von CRM-Projekten
Sicher haben Sie’s auch schon mal gedacht: Datenschutz und CRM verhalten sich zueinander wie Feuer und Wasser. Doch: Es gibt Möglichkeiten Ihr CRM-Projekt DSGVO konform zu gestalten. Ganz gleich, ob Ihr CRM-Projekt noch in der Planungsphase steckt oder bereits seit vielen Jahren zu einem kraftvollen Netzwerk Ihrer Unternehmenskommunikation und Vertriebssteuerung geworden ist. Wir unterstützen Sie dabei, Ihr CRM Projekt DSGVO konform zu gestalten.