HABEL Interface
Revisionssichere Archivierung in CAS genesis World
Das HABEL Dokumentenmanagmentsystem wird über das HABEL Interface zur bedarfsgerechten Ablage von CAS genesisWorld Dokumenten, E-Mails sowie Kurznotizen verwendet. Dabei entscheidet der Nutzer frei und dokumentspezifisch, wann eine Übergabe zur dauerhaften und revisionsicheren Ablage an HABEL erfolgt.
HABEL Dokumentsuche
In Habel wird der primäre Dokumentzugriff über Schlagworte realisiert. Durch das HABEL Interface werden diese Schlagworte bei der Dokument-Replikation automatisch und intelligent erzeugt. Selbstverständlich sind diese Schlagworte auch flexibel durch den CAS genesisWorld Endanwender an die unternehmensspezifischen Erfordernisse für jedes Dokument anpassbar. Ein bereits archiviertes Dokument in HABEL DMS lässt sich jedoch nicht nur dort suchen. Ein komfortabler und unkomplizierter Direktzugriff auf das HABEL DMS Dokument ist darüber hinaus auch aus dem CAS genesisWorld Datensatz selbst möglich und realisiert einen Zugriff auf die HABEL Webdarstellung.
HABEL Interface Premium
Im HABEL Interface Premium können Dokumente auch von HABEL DMS nach CAS genesisWorld übertragen werden. Dabei werden anforderungsspezifisch zusätzliche Identifikatoren und Werte unterstützt, welche im DMS-Workflow im HABEL DMS je Dokument erzeugt wurden (z.B. Belegnummern etc.). Dies kann beispielsweise sehr nützlich sein, wenn ein CAS genesisWorld Benutzer im Unternehmensprozess Einsicht auf die über HABEL DMS erzeugten Dokumente benötigt. Durch die in CAS genesisWorld integrierte Replikationsfunktion ist dadurch auch der sichere lesende Zugriff auf HABEL DMS Dokumente für die Offline-Nutzung auf einem Notebook oder einem anderen Mobilgerät garantiert.
Adressdaten zu Kunden und Lieferanten können im HABEL Interface Premium auch selektiv nach HABEL DMS übertragen werden.
Archivierungsablauf nach Dokument-Typ
Dokumente aus CAS genesis World
- Festlegung der in HABEL DMS bekannten Belegart
- optionale Anpassung der für HABEL DMS notwendigen Schlagworte
- Bereitstellung des Dokuments zur Archivierung in HABEL DMS über Schalter
- nach erfolgreicher Archivierung wird das Dokument mit einer eindeutigen HABEL DMS Identifikationsnummer versehen und zur weiteren Bearbeitung in CAS genesisWorld gesperrt
Dokumente aus HABEL
- zyklischer Abruf neuer oder geänderter HABEL DMS Dokumente sowie Import in CAS genesisWorld
- intelligente Dokumentzuordnung zu Adresse sowie weitere lösungsspezifische Klassifizierung
- Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung der Klassifizierung ohne Änderung des revisionssicheren und damit nicht änderbaren Dokumentinhalts
Kurznotizen aus CAS genesisWorld
- Festlegung der in HABEL DMS bekannten Belegart
- optionale Anpassung der für HABEL DMS notwendigen Schlagworte
- Bereitstellung der Kurznotiz zur Archivierung als TXT-Datei in HABEL DMS über Schalter
- nach erfolgreicher Archivierung wird die Kurznotiz mit einer eindeutigen HABEL DMS Identifikationsnummer versehen und zur weiteren Bearbeitung in CAS GenesisWorld gesperrt
- Kurznotizen werden nur in Richtung HABEL DMS übertragen
E-Mails aus CAS genesisWorld
- manuelle oder regelbasierte Archivierung der E-Mail
- nur der CAS genesisWorld Datensatztyp “E-Mails” kann für die Archivierung verwendet werden
- Festlegung der in HABEL DMS bekannten Belegart
- optionale Anpassung der für HABEL DMS notwendigen Schlagworte
- Bereitstellung der E-Mail zur Archivierung in HABEL DMS über Schalter
- E-Mails werden nur in Richtung HABEL DMS übertragen